Bergerak memenuhi
guru profesional

PEMANFAATAN TEKNOLOGI DIGITAL GOOGLE FORM SEBAGAI DAFTAR HADIR DAN SEKALIGUS MENCETAK SERTIFIKAT PADA KEGIATAN WEBINAR DIREKTORAT PPG

Dr. Romi Siswanto, M.Si.

Fungsional PTP Muda Direktorat PPG

Email: romy_siswanto@instruktur.belajar.id

 

PENDAHULUAN

            Pada 2 Maret 2020 Coronavirus Disease (Covid-19) mulai menyebar di Indonesia. Hal ini ditandai dengan terkonfirmasinya dua orang penderita yang telah selesai melakukan perjalanan luar negeri. Peningkatan kasus Covid-19 mengalami peningkatan yang cukup signifikan pada 15 Juni 2020 yakni 38.277 kasus dan angka kematian sebesar 2.134 kasus. Hal ini menjadi yang memperparah sendi-sendi kehidupan. Pemerintah melakukan berbagai upaya agar mencegah penyebaran Covid-19 yang meluas, salah satu kebijakan pemerintah yakni Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM). Berbagai Lembaga negara juga terkena dampak akibat kebijakan tersebut. Kegiatan-kegiatan yang bersifat tatap muka dan mendatangkan banyak orang dibatasi bahkan tidak boleh dilakukan. Banyak kegiatan beralih dari model konvensional menjadi online. Pandemi ini telah memaksa transformasi zaman menjadi era digitalisasi teknologi. Penggunaan pertemuan perkantoran dilakukan secara online dengan menggunakan platform zoom, google meet maupun platform lainnya. Pada masa pandemi ini muncul banyak kegiatan-kegiatan seminar berbasis online yang bernama webinar. Banyak instansi melakukan kegiatan webinar dengan tema tertentu dengan teknis zoom webinar. Aplikasi zoom webinar memungkinkan pertemuan secara online antar peserta.

Direktorat Pendidikan Profesi Guru (PPG) Diektorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependikan (Ditjen GTK) Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemdikbudristek) juga melakukan webinar-webinar dalam rangka sosialisasi untuk para guru, sejak januari 2022 Direktorat PPG telah melakukan beberapa kali webinar dalam rangka sosialisasi seperti Webinar Sosialisasi Program Guru Penggerak, Sekolah Penggerak, PPG Prajabatan, PPG Dalam Jabatan, Kerjasama dengan Kampus Luar Negeri, dll. Pada proses teknis kegiatan webinar Direktorat PPG tentu memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) tersendiri dalam pelaksanaan. Mulai dari rundown kegiatan yang sudah disusun dengan menggunakan script, aplikasi OBS, aplikasi zoom webinar dan pemanfaatan aplikasi google form sebagai media daftar hadir peserta.

Google Form adalah sebuah layanan yang memudahkan para pengguna dalam melakukan survey. Formulir berbasis online ini berbasis pada pertanyaan atau kuesioner yang bisa di custom oleh para pembuatnya. Google form adalah layanan yang efektif dan praktis dalam memperoleh informasi tertentu.  Aplikasi Google form adalah salah satu aplikasi yang sangat bermanfaat dalam menyusun daftar hadir peserta. Hal-hal yang dimasukkan dalam google form diantara yakni nama, email, asal instansi, nomor handphone, dan item lain yang kiranya dibutuhkan. Google form sangat membantu dalam pengambilan data secara menyeluruh pada para peserta saat pelaksaanaan webinar. Export dari google form nantinya akan berupa format Microsoft excel yang memiliki data dari para peserta yang mengisi link google form yang telah dibuat. 

 

Fungsi Google Form

Google form sangat dibutuhkan oleh Direktorat PPG Ditjen GTK Kemdikbudristek, tidak hanya fungsi sebagai daftar hadir webinar, beberapa fungsi google form yang digunakan oleh Direktorat PPG diantara yakni:

1.   Membuat Kuesioner

Salah satu fungsi dari Google form adalah membuat kuesioner dengan bentuk formulir. Dengan formulir ini kita bisa membuat daftar hadir, pada menu google form ini juga terdapat banyak fitur pilihan pertanyaan, apakah menggunakan jawaban pendek, panjang atau pilihan.

2.   Lembar Kerja

Google Form juga bisa dimanfaatkan untuk pengisian lembar kerja survey. Misalnya Direktorat PPG membuat lembar kerja untuk diisi para LPTK se-indonesia dalam persiapan PPG Prajabatan dan Dalam Jabatan.

3.   Inventaris Kantor

Direktorat PPG juga memanfaatkan fungsi google form sebagai penginventarisir barang kantor yang digunakan oleh para pegawai.

 

            Pengalaman penulis dalam menyelenggarakan pertemuan zoom webinar Direktorat PPG tentu menjadi salah satu hal yang penting terhadap penggunaan form dalam presensi untuk pengolahan database peserta webinar direktorat PPG. Database yang tersimpan di dalam form tersebut juga bisa digunakan dalam pembuatan sertifikat kegiatan webinar.

 

PEMBAHASAN

 .          Pandemi Covid-19

Indah, dkk (2021) mengemukakan Covid-19 menjadi kata yang sangat familiar di dengar di seluruh dunia termasuk di Indonesia sejak awal bulan januari 2020. Dunia dikejutkan dengan ratusan bahkan ribuan korban jiwa dari sebuah virus yang berasal dari negeri tirai bambu China. Ratusan bahkan ribuan telah memakan korban jiwa. Sehingga pada tanggal 11 maret 2020 World Health Organization (WHO) menyatakan pandemi global. Berbagai negara diseluruh dunia memberlakukan lockdown guna menutup akses keluar masuk orang ke negara mereka masing – masing.

Pandemi Covid-19 yang menghantam Indonesia telah membuat sendi-sendi kehidupan masyarakat berubah, tatanan kehidupan yang dibatasi membuat kegiatan-kegiatan kantor menjadi terkendala. Menurut, Juaningsih dkk (2020), Optimalisasi Kebijakan Pemerintah dalam penanganan Covid-19 terhadap Masyarakat Indonesia, menguatkan kebijakan pemerintah bawah optimalisasi kebijakan pemerintah sangat penting diketahui oleh masyarakat Indonesia seperti contoh slogan 3 M (Memakai Master, Menjaga Jarak, Mencuci Tangan) dan atau yang lebih komprehensif kebijakan terkait PPKM.  Hal ini merupakan kebijakan pemerintah yang harus dilakukan untuk mencegah penularan meluas.

Lina Utami (2021) menjelaskan kebijakan PPKM pada masa pandemi Corona Virus Disease 2021 dilakukan pada level 3 maka sebanyak 75 % dari seluruh ASN menjalankan tugas kedinasan bekerja dari rumah atau tempat tinggalnya (work from home) dengan tetap memperhatikan sasaran kinerja dan target pegawai yang bersangkutan. Kebijakan tersebut membuat Instansi Pemerintah harus melakukan kerja-kerja secara online agar tugas-tugas kantor berjalan sesuai rencana. Para pegawai dituntut bekerja dari rumah, menyelesaikan tugas dan kerja dari rumah. Keberangkatan ke kantor pun dibatasi hanya 1-2 kali dalam seminggu. Sosialisasi dan kunjungan dinas juga menjadi terhambat. Salah satu hal yang dilakukan oleh Direktorat PPG agar sosialisasi dan pertemuan antar dinas bisa teratasi, maka penggunaan aplikasi zoom webinar menjadi solusi terbaik. Webinar adalah seminar yang dilakukan secara online. Umumnya webinar online dihadiri oleh orang-orang yang tidak berada dalam satu tempat yang sama, namun saling terhubung melalui aplikasi dengan bantuan internet.

Direktorat PPG yang memiliki cukup banyak tugas dalam mempersiapkan PPG Prajabatan dan Dalam Jabatan tentu harus mempersiapkan banyak webinar sosialisasi ditambah dengan pengumpulan Profil LPTK yang menyelenggarakan PPG Prajabatan dan Dalam Jabatan. Hal ini merupakan sebuah solusi dan terobosan dalam pengolahan data dari peserta webinar maupun kerja-kerja lain.

 

B.    Teknologi Digital Google Form

Pemanfaatan teknologi digital untuk para pegawai wajib memiliki akun google, Kemdikbudristek menyediakan akun belajar.id yang langsung berelasi dengan akun google. Akun belajar.id ini sangat bermanfaat dikarenakan aksesnya cukup luas dibanding dgn akun gmail biasa. Pengalaman penulis dalam menggunakan google pernah memnfaatkan fitur google form. Sianipar (2019) menjelaskan Google Form merupakan salah satu komponen layanan Google Docs. Untuk seorang akademisi, Google Form dapat digunakan untuk melakukan kuis online, hal ini tentang efektivitas pengajaran, mengumpulkan jawaban pertanyaan terbuka dan sebagainya. Arief (2017) Salah satu web yang mudah diakses, sederhana dan cukup baik untuk dikembangkan sebagai alat untuk presensi kehadiran yakni Google Form.

Aplikasi Google Form sangat sesuai untuk mahasiswa, guru, dosen, pegawai kantor dan profesional yang sering membuat quiz, form dan survey online. Fitur Google Form dapat di bagi kepada orang lain secara terbuka atau khusus kepada pemilik akun Google dengan pilihan aksesibilitas, seperti: read only (hanya dapat membaca) atau editable (dapat mengedit dokumen). Beberapa fungsi Google Form di dunia pendidikaan antara lain: 1) Memberikan tugas latihan/ulangan online melalui laman website, 2) Mengumpulkan pendapat orang lain melalui laman website, 3) Mengumpulkan berbagai data siswa/ guru melalui halaman website, 4) Membuat formulir pendaftaran online untuk sekolah, 5) Membagikan kuesioner kepada orang-orang secara online (Hamdan Husein Batubara, 2016).

Penggunaan google form juga dibutuhkan dalam presensi kegiatan webinar. Presensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktivitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. Al Satrio, Abdillah, & Syazili (2017) Pada setiap kegiatan pasti dilakukan presensi untuk mengetahui informasi kehadiran peserta. Semakin berkembangnya penggunaan teknologi internet saat ini telah banyak dibangun aplikasi presensi berbasis online maupun offline. Google mempunyai banyak produk yang bisa dimanfaatkan secara bebas untuk keperluan pendidikan dan bisa digunakan secara gratis.

Pengalaman penulis dalam menggunakan google form sangatlah mudah, karena penulis terbiasa menggunakan google form untuk persiapan presensi dalam sebuah webinar. Presensi tersebut setelah di submit akan terkumpul secara otomatis dalam satu google drive.

Link Contoh Pembuatan Presensi Webinar di Direktorat PPG

https://docs.google.com/forms/d/1NOJ5-10vnXDYenl244hE6qfBJi0fN6KCErzqdIRl-uo/edit

 

Gambar 1: Cover Link Presensi Webinar Direktorat PPG

 

 

Gambar 2 : Item-item yang dimasukkan dalam presensi

 

Gambar 3 : Menu submit presensi webinar di Direktorat PPG

 

Gambar 4 : Proses Pembuatan dan Editing Google Form

 

Gambar 5 : Responden dari para peserta webinar

 

 

Gambar 6: Hasil Export dari presensi webinar

 

 

            Presensi Webinar Penautan Akun Pembelajaran (Belajar.ID) sebagai SSO SIMPKB adalah salah satu wujud penggunaan google form dalam pengumpulan data peserta webinar Direktorat PPG. Penulis yang Menyusun kerangka google form ini juga turut terbantu dengan penggunaan aplikasi yang efektif dan efisien ini sehingga mempermudah pengumpulan database. Pengumpulan database ini juga digunakan dalam rangka untuk pencetakan sertifikat secara online.

Membuat Sertikat online menggunakan Autocard

Kita membuat desain sertifikat terlebih dahulu dengan aplikasi Adobe Illustrator dan hasilnya kita taruh pada Google Slide. Hal yang perlu diperhatikan pada desain sertifikat adalah bagian nama lengkap, karena nama tersebut nanti akan di generate secara automatis dari data pendaftar yang tersimpan pada spreadsheet. Pada bagian nama, jangan diketik nama pesertanya akan tetapi di ketik tag sesuai dengan nama kolom yang menyimpan data nama peserta di spreadsheet. Jika nama kolom mengandung spasi, maka diganti dengan garis bawah.

Menghubungkan isian form sertifikat menggunakan Add-on Autocrat. Setelah selesai membuat desain sertifikat menggunakan aplikasi Google Slide, kita kembali ke file spreadsheet yang menampung data nama yang akan ditampilkan pada sertifikat. klik menu Add-ons, kemudian arahkan kursor pada menu Autocrat dan klik menu Launch.

Kemudian tunggu proses hingga muncul gambar berikut, klik New Job

Kemudian isi kolom Job name sesuai keinginan, Selanjutnya pilih template sertifikat yang akan digunakan yang sebelumnya sudah di desain menggunakan Google Slides. Karena belum ada template yang digunakan sebelumnya maka pilih From drive untuk menambahkan.

Lalu klik file sertifikat yang akan digunakan lalu klik tombol select. Lalu kita tentukan data yang akan ditampilkan pada sertifikat dengan mengatur Mapping data dengan template.

Pada tulisan merupakan tag yang sudah di ketikkan sebelumnya pada template sertifikat yang didesain pada Google Slides. Kemudian pada kolom maps to column, Anda pilih nama kolom yang ingin ditampilkan datanya pada sertifikat. Pada contoh ini kita memilih Nama Lengkap, dan selanjutnya klik tombol Next.

Tuliskan nama file sertifikat yang disertakan dengan nama pemilik sertifikat dengan menambahkan tag di ujung nama filenya. Kemudian ubah type filenya menjadi PDF dan klik Next.

Pilih lokasi folder untuk menyimpan file sertifikat yang akan di generate dengan mengklik tombol Choose folder. Langkah berikutnya pilih nama folder yang akan digunakan dan klik tombol Select. Jika sudah memilih folder selanjutnya klik tombol Next. Jika muncul Add dynamic folder reference dan Set merge condition langsung saja klik tombol Next.

Pada bagian share docs & send emails pilih Yes jika ingin langsung mengirim file sertifikat langsung ke email masing-masing peserta, dan pilih No jika tidak ingin mengirim langsung ke peserta. Jika sudah memilih salah satunya klik tombol Next.

Jika muncul Add/remove job triggers selanjutnya langsung klik tombol Save, dan tunggu sampai muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini. Selanjutnya klik tombol Play untuk mencetak sertifikat secara automatis.

Hasil Sertifikat Online

Langkah terakhir adalah melihat hasil generate sertifikat yang sudah dijalankan menggunakan Add-ons Autocrat. Untuk melihat file sertifikat, buka folder yang dijadikan tempat penyimpanan yang ada di Google Drive.

KESIMPULAN 

Pandemi Covid-19 memaksa manusia merubah segala kebiasaan, baik kebiasan pribadi maupun kelompok, yang sebelumnya bekerja bersama di kantor sekarang bekerja bersama di dunia maya atau dengan kata lain bekerja secara online. Pandemi juga memaksa orang untuk mengakselerasi kemampuannya dalam rangka menyesuaikan kondisi masa pandemi Covid-19. Penguasaan teknologi digital sebuah keharusan yang dimiliki oleh seluruh pegawai baik pemerintah maupun lembaga non pemerintah. Kegiatan-kegiatan seminar berubah menjadi webinar yang berformat online. Hal itu juga berdampak pada pengumpulan presensi secara online yang memudahkan juga untuk pembuatan database.

Direktorat PPG yang telah bertransformasi dari kerja-kerja konvensional menjadi kerja digital telah memanfaatkan dengan baik fitur google form sebagai presensi webinar. Webinar-webinar yang telah dilaksanakan oleh Direktorat PPG telah berhasil menjadi salah satu percontohan dalam manajemen digital penyelenggaraan kegiatan secara online.

Pada kesimpulannya pemanfaatan teknologi digital pada google form telah membuat efektivitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan presensi di dalam sebuah webinar. Semangat gotong royong dan kerja-kerja digital ini diperlukan di era industri teknologi.

 

 

Referensi:

Al Satrio, M., Abdillah, L. A., & Syazili, A, (2017), Aplikasi Presensi Mahasiswa dengan Menggunakan Qr Code Berbasis Andorid pada Universitas Bina Darma. SENTIKOM 2017, 7–12. Retrieved from http://eprints.binadarma.ac.id/id/eprint/3413.

Arief, R., (2017), Aplikasi Presensi Siswa Online Menggunakan Google Forms, Sheet, Sites, Awesome Table dan Gmail. SNTEKPAN V, ITATS, Surabaya, 137–143. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.32832/tawazun.v13i1.3028

Batubara, H. H., Penggunaan Google Form Sebagai Alat Penilaian Kinerja Dosen di Prodi PGMI Uniska Muhammad Arsyad Al Banjari. Al-Bidayah: Jurnal Pendidikan Dasar Islam V8, No.1 Juni 2016; ISSN : 2085-0034.

Juaningsih, I.,  Consuello, Y.,  Tarmidzi, A.,  Nur, D., (2020) Optimalisasi Kebijakan Pemerintah dalam penanganan Covid-19 terhadap Masyarakat Indonesia. Jurnal Sosial dan Budaya Syar-I 7 (6), 1-12.

Sianipar, A. Z., (2019), Penggunaan Google Form Sebagai Alat Penilaian Kepuasan Pelayanan mahasiswa. Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research, 3(1), 16–22. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar/article/view/72/67.

Utami, LWS., (2021), Penggunaan google form dalam evaluasi hasil belajar Peserta didik di Masa Pandemi Covid-19. Teaching : Jurnal Inovasi Keguruan dan Ilmu Pendidikan.  Vol. 1. No. 3 September 2021 e-ISSN : 2775-7188 | p-ISSN : 2775-717X.

 

signal_cellular_alt dilihat: 35,616 x